Automatizar el trabajo de los responsables del departamento de compras es esencial para minorar los costos de adquisición de productos y de servicios, pero automatizar la gestión de compras también nos ayuda a evitar ciertos errores humanos que nos pueden costar tiempo y también, dinero. El tema es tan importante como parece y merece que le prestemos toda nuestra atención.
¿Empezamos?
Automatizar el departamento de compras: ¿por qué?
Convertir a nuestra gran empresa en una empresa digital es fundamental para nuestra competitividad, reducir nuestros costos operativos y minimizar los errores humanos que pueden revertir negativamente en nuestra cuenta de resultados.
La mayoría de los directivos de grandes organizaciones ya han transformado digitalmente ciertas áreas de su empresa, pero existe un departamento importantísimo que algunos están olvidando: el departamento de compras. Automatizar la gestión de compras es esencial para cualquier compañía sea cual sea su sector de actividad o el mercado en el que desee posicionarse y, por supuesto, destacar. ¿Por qué? Por una pura y simple razón económica.
En un mercado tan globalizado como competitivo, ajustar al máximo los costos equivale automáticamente a mejorar nuestra rentabilidad, pero corremos un riesgo: la merma en la calidad del servicio final a nuestros clientes, una disminución de la satisfacción final del consumidor que se traduce en un rechazo a nuestra marca y a sus productos a favor de la oferta de nuestros competidores más directos.
Si conseguimos que nuestro departamento de compras rentabilice al máximo cada dólar de su presupuesto sin que el consumidor lo note, habremos ganado una batalla más en esa “guerra” que libramos cada día. Y la respuesta es muy sencilla y está al alcance de nuestra mano: permitir que nuestro CIO implemente soluciones automatizadas que ayude a tomar decisiones rápidas y eficientes a los responsables de nuestro departamento de compras.
3 ventajas de automatizar las compras en una empresa
Digitalizar y automatizar el trabajo de nuestro departamento de compras tiene muchas ventajas para una gran empresa, pero quizá las más importantes sean las tres siguientes:
1. Automatizar el análisis de los presupuestos de nuestros proveedores
Una de las funciones principales de nuestro departamento de compras es elegir el presupuesto con mejor relación calidad-precio. Este trabajo básico en cualquier gestión de compras se complica cuando trabajamos en varios mercados internacionales, en países distintos con diferentes precios de las materias primas, la mano de obra, etc.
Digitalizar la información y automatizar el proceso de análisis de las diferentes partidas presupuestarias en función de cada mercado proveedor es básico para reducir las horas de trabajo de nuestro departamento de compras, un tiempo que podrían estar dedicando a otras funciones mucho más rentables para nuestra organización.
2. Reducir los costes de nuestras compras
Automatizar los datos que utiliza nuestro departamento de compras para tomar decisiones nos permite, entre otras muchas cosas, hacer un análisis completamente objetivo de los costes de nuestras compras. Esta automatización de la información también nos permitirá cotejar datos complementarios que son tan importantes como los costes de nuestras adquisiciones como, por ejemplo, los costes de distribución, los problemas logísticos, los plazos de entrega, etc.
3. Reducir los errores humanos
Los directivos y trabajadores de un departamento de compras suelen estar muy acostumbrados a trabajar bajo presión, a lidiar a diario con numerosos problemas con los proveedores, los plazos, las entregas, etc. Hablamos de un grupo humano sujeto a un fuerte estrés, un estado emocional que multiplica las posibilidades de que aparezcan errores humanos.
Disponer de datos objetivos y actualizados a tiempo real – datos de compras pendientes y realizadas, de incidencias logísticas, etc.- descargará a nuestro valioso equipo humano de una parte de su carga permitiéndoles centrarse en su trabajo diario con mucha menos presión y, por supuesto, con una tranquilidad que incidirá positivamente en su productividad.
¿Quieres conocer más ventajas de automatizar el trabajo de un departamento de compras?